Partiamo dalle due operazioni fondamentali, la lettura e
la scrittura di un messaggio. L'interfaccia utente di Outlook Express comprende
- nella sua disposizione standard, che può comunque essere ampiamente
personalizzata dall'utente - quattro aree di lavoro (frame) principali, oltre
naturalmente a barra dei menu, pulsantiera e barra di stato. Nella sezione di
sinistra dello schermo troviamo, organizzate ad albero, le cartelle in cui
conservare i nostri messaggi. Alcune di queste cartelle, come quelle relative
alla posta in arrivo e in uscita, sono presenti già al primo avvio del
programma, altre possono essere create da noi, per meglio organizzare i nostri
messaggi, attraverso il menu 'File', voce 'Nuovo', sottovoce 'Cartella', o con
un click sul tasto destro del mouse sulla voce 'Cartelle locali'.
Sotto il frame dedicato all'albero delle cartelle ne
troviamo uno ('Contatti') che può ospitare la nostra rubrica degli indirizzi. Si
tratta di un vero e proprio database nel quale possiamo includere, oltre a nome
e indirizzo di posta elettronica nostri e dei nostri corrispondenti, dati come
indirizzi di casa e di ufficio, numeri di telefono, fax e cellulare,
professione, e addirittura informazioni come il numero dei figli o il giorno di
compleanno. E' anche possibile ricavare automaticamente questi dati dai
'biglietti da visita elettronici' dei nostri corrispondenti - uno strumento al
quale faremo cenno in seguito. Per aggiungere un nominativo, basta un click
sulla voce 'Contatti'; alternativamente, si può usare il menu 'File', voce 'Nuovo',
sottovoce 'Contatto'. I propri contatti, che possono essere anche raggruppati in
gruppi di lavoro o in cartelle separate, entrano a far parte dell'agenda degli
indirizzi, accessibile attraverso il relativo pulsante o attraverso la voce
'Rubrica' del menu 'Strumenti'
I due frame di destra ci permettono di accedere ai messaggi: quello superiore
contiene il tradizionale elenco dei messaggi presenti nella cartellina
selezionata, con mittente, oggetto del messaggio e data e ora di ricevimento o
di spedizione. Le prime due colonne permettono di controllare se ad un messaggio
è stata assegnata un'alta priorità (nel qual caso sarà marcato da un punto
esclamativo - ma si tratta di una funzionalità raramente usata, anche per
rispetto verso il 'galateo di rete'), e se è collegato ad un attachment
(simboleggiato da un fermaglio); la terza, alla quale corrisponde una piccola
bandierina, ci permette di 'marcare' i messaggi: una funzionalità comoda se, ad
esempio, dobbiamo ricordarci di rispondere o di svolgere qualche compito
particolare collegato a un particolare messaggio.
Nel riquadro inferiore, infine, compare il testo del messaggio selezionato:
possiamo scorrerlo, ma normalmente, se vogliamo leggerlo e se il messaggio non è
brevissimo, sarà più comodo aprirlo in una finestra autonoma, attraverso un
doppio click sulla riga corrispondente dell'elenco.
Per controllare l'esistenza di nuovi messaggi, e scaricarli sul nostro
computer, basterà un click sul pulsante Invia/Ricevi; alternativamente, può
essere usata la voce 'Invia e ricevi' del menu 'Strumenti'. Per scrivere un
nuovo messaggio, invece, il pulsante da usare è ovviamente quello 'Nuovo
messaggio'; anche in questo caso l'operazione è possibile anche da menu: menu 'File',
voce 'Nuovo', sottovoce 'Messaggio di posta'. La finestra che si aprirà,
rappresentata nell'immagine che segue, è del tutto intuitiva: nel campo 'A:'
andrà l'indicazione del destinatario o dei destinatari principali, il campo 'Cc:'
potrà essere usato se vogliamo inviare per conoscenza il messaggio anche ad
altri, mentre il riquadro più ampio della finestra conterrà il testo del nostro
messaggio. Volendo allegare un file al nostro messaggio, useremo il pulsante
'Allega' e sceglieremo, navigando all'interno del nostro disco rigido, il file
che desideriamo
Oltre che attraverso il pulsante 'Nuovo
messaggio', è possibile arrivare alla schermata di composizione di un messaggio
di posta elettronica anche attraverso i pulsanti 'Rispondi' o 'Rispondi a tutti',
una volta selezionato il messaggio al quale vogliamo rispondere. La prima
opzione ci permette di rispondere solo al mittente del messaggio originale la
seconda anche ai suoi eventuali altri destinatari. In entrambi i casi non avremo
bisogno di compilare il campo 'A:': i destinatari sono infatti ricavati
automaticamente dal messaggio al quale stiamo rispondendo. Sempre
automaticamente, il corpo del nostro messaggio potrà contenere la citazione
completa di quello al quale rispondiamo, in modo da facilitare la costruzione di
una 'risposta' precisa e puntuale: l'uso di questo tipo di citazioni all'interno
della posta elettronica è assai frequente e può rivelarsi utilissimo, ma occorre
non abusarne.
Una considerazione importante riguarda il formato dei
messaggi che intendiamo scrivere. Outlook, infatti, fornisce gli strumenti
necessari a realizzare messaggi particolarmente accattivanti: possiamo ad
esempio scegliere (e mescolare) font e dimensioni diverse per i caratteri del
testo, formattarlo a nostro piacimento, e inserirvi direttamente delle immagini.
Queste possibilità 'avanzate' sfruttano - in maniera trasparente per l'utente,
che scrive utilizzando bottoni e comandi del tutto simili a quelli disponibili
in un moderno programma di elaborazione dei testi come Word - le caratteristiche
di HTML, lo stesso linguaggio impiegato per preparare le pagine Web. Questo
arricchimento grafico dei messaggi di posta elettronica ha tuttavia un prezzo:
richiede infatti che il nostro corrispondente disponga di un programma di
gestione di posta elettronica in grado di leggere e interpretare correttamente
il codice HTML. Una capacità di cui non tutti gli utenti dispongono, con il
rischio che il nostro destinatario, anziché visualizzare correttamente il
coloratissimo messaggio che abbiamo scritto per lui, si ritrovi a dover
faticosamente estrarre il testo 'utile' all'interno strani codici. In sostanza:
usate le funzionalità avanzate dei messaggi in HTML solo se siete assolutamente
sicuri che il vostro corrispondente sia a sua volta in grado di sfruttarle, e
non sia troppo infastidito dai tempi un po' più lunghi necessari per ricevere
questo tipo di messaggi (che contengono una quantità maggiore di dati, e dunque
'pesano' di più in termini di bit impiegati). Per attivare la scrittura in HTML,
occorre selezionare la voce 'Testo in formato HTML' dal menu 'Formato'; per
disattivare questa opzione, sempre dal menu 'Formato' occorre invece selezionare
la voce 'Testo normale'.